Главная страница
егэ 2017-2018
Учреждение дополнительного образования
Общие положения настоящий
Правила дорожного движения
Какие признаки поведения
Правила заполнения бланка
Правила перевозки детей
Развитие речи детей
Использование здоровьесберегающих технологий
Журнала регистрации посетителей
Правила внутреннего распорядка
Социально-экономические и политические
Цель-воспитание бережного отношения
Правила безопасного поведения
Содержание пояснительная записка
Предупреждение и устранение
Практические советы проведения
Оглавление общие положения
Формирование личности ребенка
Достижение следующих целей
Получение дошкольного образования
Название программы аннотация

L. Общие положения Номенклатура дел


Скачать 72.93 Kb.
НазваниеL. Общие положения Номенклатура дел
Документ создан автором17.02.2017
Размер файла72.93 Kb.

о номенклатуре дел.jpeg

l . Общие положения


  1. Номенклатура дел — это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации).




  1. Номенклатура дел состоит из разделов, каждый из которых имеет свой индекс. Система индексации дает возможность внести дополнительные статьи, не нарушая нумерацию других разделов;




  1. В номенклатуре дел отражаются все документы, возникающие в делопроизводстве учреждения;




  1. Сроки хранения соответствующих, документов устанавливаются исходя из длительности их практического использования;




  1. Номенклатура дел учреждения ежегодно утверждается его руководителем.




    1. Формирование дел




  1. Формирование дел — это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к


одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.


  1. Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность


документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.


  1. Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в

структурных


подразделениях).

При

составлении

сводной

номенклатуры

дел

каждому

структурному подразделению присваивается индекс.










9.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела


(отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных
случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».


  1. В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).




  1. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов,


относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.


    1. Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.




    1. Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов




  • наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.




      1. Подготовка документов к последующему хранению




    1. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию.




    1. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:







  • оформление дел;




  • описание документов постоянного и долговременного хранения;




  • обеспечение их сохранности;




  • передачу дел в архив учреждения.




16.

Оформление дела

— это комплекс

работ по

его

переучету,

нумерации

листов, составлению

заверительной надписи,

внутренней

описи

документов;


начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления


заверительной надписи.










17.

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и

окончания













дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел

зависит от всестороннего

учета характера и вида документов, которые

в

них сформированы. Датой дела,

содержащего

распорядительную, творческую

и

другую

документацию (доклады,

стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.





  • т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты' подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.




    1. В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе




составляется заверительная

надпись,

в

которой

цифрами

и

прописью

указывается

количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) —


количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.


    1. В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку- заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.




    1. За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность секретарь, делопроизводитель, руководитель структурного подразделения. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и




  • отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.